Assistente Administrativo - Setor de Pós-Graduação

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Nível: Assistente

Escolaridade: Ensino médio - Completo

Tipo de contrato: CLT

Jornada de trabalho: 44 horas semanais.

Responsabilidades da posição:

• Realizar atendimento a alunos, candidatos, professores, coordenadores e demais públicos, presencialmente e por WhatsApp, e-mail, telefone e Microsoft Teams;
• Orientar sobre cursos, matrículas, procedimentos acadêmicos e administrativos, realizando o encaminhamento das demandas aos setores responsáveis;
• Realizar e acompanhar matrículas de cursos de pós-graduação, especializações e cursos livres, incluindo orientações, negociações e efetivação dos processos;
• Emitir e enviar boletos, cadastrar bolsas e descontos e realizar as atualizações necessárias;
• Solicitar, conferir, registrar e atualizar documentos de matrícula, bem como emitir, enviar e acompanhar contratos;
• Manter atualizados os registros acadêmicos e realizar controles no sistema TOTVS RM;
• Realizar cadastro de cursos, turmas e disciplinas, além da parametrização e vinculação de professores;
• Apoiar professores e coordenadores quanto ao uso do LXP, Microsoft Teams, lançamento de notas, cronogramas e demais procedimentos acadêmicos;
• Criar e administrar grupos de WhatsApp para comunicação com alunos e professores;
• Emitir certificados de cursos de curta duração e oficinas, além de elaborar declarações para alunos e professores;
• Solicitar à Secretaria Acadêmica certificados, históricos e declarações relacionados à pós-graduação;
• Apoiar a organização das atividades presenciais dos cursos, incluindo salas, coffee breaks, materiais e demais demandas operacionais;
• Encaminhar solicitações de pagamento de professores, hospedagens, reembolsos e demais processos aos setores responsáveis;
• Realizar solicitações de materiais e pedidos de compra necessários ao funcionamento dos cursos e do setor;
• Controlar carteirinhas de acesso à catraca, incluindo cadastros, emissão, entrega, boletos e multas;
• Realizar o controle do seguro estudantil, incluindo cadastros, organização de informações e encaminhamento das solicitações necessárias.

Requisitos obrigatórios para a posição:

• Ensino médio completo;
• Experiência anterior em atividades administrativas e/ou atendimento ao público;
• Conhecimento básico/intermediário do Pacote Office, especialmente Word e Excel;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização e atenção aos detalhes;
• Facilidade para utilização de sistemas e ferramentas digitais;
• Capacidade para lidar com diferentes demandas simultaneamente e cumprir prazos.